In questa guida spieghiamo come richiedere un rimborso per volontari del Terzo Settore.
Indice
Rimborso Volontari Terzo Settore
La base di partenza è il Codice del Terzo Settore (CTS, d.lgs. 117/2017), che disciplina definizione di volontario, gratuità dell’attività, condizioni di rimborso e incompatibilità con rapporti retribuiti. La cornice è chiara: il volontariato resta gratuito; l’ente può solo restituire al volontario i costi che ha effettivamente sostenuto per l’attività, entro regole e limiti precisi fissati dalla legge e dall’ente stesso. In questa cornice si muovono le scelte operative degli ETS: adozione di un regolamento rimborsi, delibere preventive, raccolta e conservazione dei giustificativi, gestione del registro dei volontari, coperture assicurative obbligatorie e attenzione agli aspetti fiscali e ai controlli RUNTS.
Il punto di partenza è la nozione legale di volontario. Il CTS lo descrive come una persona che, per libera scelta, opera a favore della comunità e del bene comune, anche tramite un ETS, in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro neppure indiretti. Questa impostazione ha una ricaduta immediata sui rimborsi: il volontario non può essere retribuito “in alcun modo”, né dall’ente né dal beneficiario; può ricevere soltanto il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività prestata, entro limiti e condizioni che l’ente deve stabilire in via preventiva. La norma aggiunge un divieto che spesso, nella prassi, viene sottovalutato: i rimborsi forfetari sono “in ogni caso” vietati, perché svincolati dalla spesa reale e dunque incompatibili con la gratuità. L’eventuale corresponsione di somme fisse periodiche rischia di trasformare il rimborso in un emolumento, con conseguenze civilistiche, lavoristiche e fiscali. La stessa disposizione prevede però una semplificazione: per importi contenuti, le spese possono essere rimborsate anche su autocertificazione, sempre che l’organo competente abbia deliberato tipologie di spesa e attività per cui si ammette questa modalità, e nel rispetto di due soglie cumulative, 10 euro al giorno e 150 euro al mese per ciascun volontario. Non è una “forfetizzazione”, ma una via semplificata per documentare costi reali di piccolo importo, che il volontario resta tenuto a poter comprovare in caso di verifica.
Per passare dalla regola astratta alla pratica quotidiana serve un impianto interno coerente. La delibera dell’organo sociale (consiglio direttivo o amministratore) è il cuore del sistema: deve predeterminare, con criteri generali e non ad personam, quali spese sono rimborsabili, per quali attività, con quali tetti e in quali forme (analitica “a piè di lista” o autocertificata entro i limiti di legge), collegando il tutto a un regolamento rimborsi o a una policy allegata e richiamata nelle richieste. Proprio la previsione della delibera è condizione legale per utilizzare l’autocertificazione: senza questa, l’ente non può rimborsare sulla base della sola dichiarazione del volontario. L’esperienza dei CSV e le schede di approfondimento di settore convergono nell’indicare che la delibera e la policy vadano tenute agli atti, che le richieste di rimborso riportino causale, data, attività, progetto e, ove possibile, giustificativi o, se si usa l’autocertificazione, le informazioni essenziali utili a risalire alle spese sostenute. Anche in caso di autocertificazione, la spesa deve essere “sostenuta” e “inerente”: l’assenza di scontrini non trasforma il rimborso in un forfait, né consente di riconoscere somme sganciate da costi reali.
Per gli ETS è altrettanto importante inquadrare bene gli adempimenti che orbitano attorno ai rimborsi. L’articolo 17 impone l’iscrizione dei volontari non occasionali in un apposito registro; non è un formalismo: è il presupposto organizzativo per ricondurre l’attività volontaria entro una relazione trasparente con l’ente e per distinguere correttamente tra volontari, associati che prestano solo collaborazione occasionale e figure lavorative. Alla base c’è anche un obbligo assicurativo: l’ente che si avvale di volontari deve assicurarli contro infortuni e malattie connessi all’attività e per la responsabilità civile verso terzi. Questi due tasselli – registro e polizze – non parlano direttamente di rimborsi, ma li circondano: senza di essi si espone l’ente a rischi gestionali e a contestazioni nei controlli RUNTS, oltre che a profili di responsabilità civile.
Sul piano operativo, la scelta di “che cosa” rimborsare va sempre rapportata alle attività statutarie e alla concreta inerenza. Spese di viaggio, vitto e alloggio connesse a trasferte necessarie, piccoli acquisti per materiali di consumo, pedaggi e parcheggi, telefonia o spedizioni legate a progetti sono esempi ricorrenti nella prassi. Molti enti adottano criteri prudenziali per i rimborsi chilometrici quando il volontario usa un mezzo proprio, assumendo come tetto i costi chilometrici ACI in funzione del veicolo: non è un obbligo di legge, ma una prassi ragionevole per garantire proporzionalità e tracciabilità del calcolo. In questi casi conviene che la delibera autorizzi espressamente l’uso del mezzo proprio per determinate missioni, descriva come si calcola il rimborso chilometrico e preveda indicazione della tratta percorsa nelle note spese. La trasparenza dei criteri, oltre a prevenire malintesi con i volontari, è la miglior difesa in caso di verifiche fiscali o amministrative.
Molti dubbi ruotano attorno alla differenza tra rimborso analitico e rimborso su autocertificazione e alla tentazione del forfait. La regola è semplice: il rimborso è, per definizione, restituzione di un costo; la restituzione richiede che il costo esista e sia legato all’attività; l’autocertificazione è solo un modo semplificato di attestare spese minute, entro 10 euro al giorno e 150 euro al mese, con delibera che apra a questa modalità per specifiche spese e attività. Non sostituisce la prova che le spese ci siano state, né crea per il volontario un “diritto” a somme fisse. È proprio qui che il CTS scandisce il divieto perentorio di forfait: una somma predeterminata, periodica o per turno, che prescinde dai costi reali, non è rimborso ma elargizione che può essere letta come corrispettivo, con il rischio di riqualificazione del rapporto in lavoro e di tassazione per il percipiente. La prassi e la dottrina del settore insistono su questo punto, anche perché spesso gli enti confondono la facilità dell’autocertificazione con un “gettone” forfetario, che la norma invece esclude espressamente.
Va poi tenuto ben distinto ciò che riguarda il Terzo settore da ciò che avviene nello sport dilettantistico. La riforma dello sport del 2024 ha introdotto, per i volontari sportivi di ASD/SSD e organismi affiliati, la possibilità di rimborsi forfetari fino a 400 euro mensili, anche per attività nel comune di residenza, con obblighi informativi specifici verso il Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche. Questa disciplina non si applica agli ETS fuori dall’ordinamento sportivo e, se l’ente è un ETS “non sportivo”, il vecchio divieto resta pienamente operativo: nessun forfait, solo rimborsi di spese effettive, documentate o autocertificate entro i micro-limiti legali. È una distinzione importante perché alcuni volontari operano anche nello sport e tendono a traslare prassi lecite in quel settore a contesti ETS non sportivi, dove sarebbero illecite.
Un’altra area che merita attenzione riguarda i soggetti cui si applica la disciplina rimborsi. Il CTS non distingue tra volontario associato e volontario “terzo”, né tra volontario occasionale e non occasionale, quanto alla regola di gratuità e alle modalità di rimborso. Cambia solo l’obbligo di registrazione formale nel registro, richiesto per i non occasionali; l’obbligo assicurativo, invece, riguarda tutti. Per evitare zone grigie conviene che gli enti, in caso di dubbio, iscrivano quanto prima i volontari nel registro e comunque raccolgano sempre le informazioni necessarie per le coperture assicurative, anche quando la prestazione è episodica. Questa diligenza organizzativa aiuta anche a dimostrare, in sede di verifica, che le somme rimborsate sono legate a prestazioni di volontariato effettive.
Quanto agli aspetti fiscali, un rimborso legittimo non costituisce reddito del volontario perché non è corrispettivo di un’attività lavorativa ma mera reintegrazione di un costo; è però essenziale che resti nei binari legali e regolamentari. Quando le somme diventano fisse, periodiche o eccedono i costi, si espone l’ente al rischio di contestazioni per erogazioni non inerenti, mancata operazione di ritenute ove dovute e, nei casi più gravi, riqualificazione del rapporto come lavoro autonomo o subordinato con recuperi contributivi. Anche per questo, sul piano contabile e documentale, gli ETS prudenzialmente distinguono le voci di spesa riferite ai volontari, mantengono fascicoli con richieste e giustificativi e, se utilizzano l’autocertificazione, conservano copia delle autodichiarazioni rese ai sensi del DPR 445/2000, pronte da esibire. Le schede tecniche di settore ribadiscono il principio di fondo: autocertificazione non significa forfait; i giustificativi devono comunque esistere e il volontario deve poterli esibire in caso di controllo.
Due ulteriori profili legali chiudono il quadro. Il primo è l’incompatibilità tra volontario e lavoratore retribuito del medesimo ente: chi è in rapporto di lavoro, subordinato o autonomo, con l’ETS non può essere considerato “volontario” per lo stesso ente; questa barriera serve ad evitare commistioni e mascheramenti retributivi. Il secondo è una specifica esclusione dalla semplificazione dell’autocertificazione: nelle attività di volontariato che hanno ad oggetto la donazione di sangue e di organi non si può utilizzare la dichiarazione sostitutiva per i micro-rimborsi, e valgono regole proprie del settore.
Un cenno va anche alle cooperative sociali e agli ETS “ibridi” dove coesistono soci lavoratori, personale e volontari. In questi casi la disciplina del CTS si combina con regole speciali di settore. Le indicazioni ministeriali hanno chiarito che ai soci volontari delle cooperative sociali spettano i rimborsi per spese sostenute secondo l’articolo 17, inclusa la semplificazione dell’autocertificazione entro 10 euro al giorno e 150 al mese, purché la cooperativa adotti un sistema complessivo di quantificazione e rimborso trasparente e coerente. È un’ulteriore conferma che il perno resta la delibera preventiva e un regolamento rimborsi chiaro, capace di distinguere le posizioni dei volontari da quelle dei soci lavoratori.
In definitiva, un ETS che voglia gestire bene i rimborsi ai volontari deve tenere insieme legalità, semplicità e tracciabilità. La legalità è data dal rispetto delle quattro colonne del CTS: gratuità dell’attività, divieto assoluto di forfettari, ammissibilità della sola spesa effettivamente sostenuta, possibilità di autocertificazione entro soglie minime e previo atto interno. La semplicità deriva dall’adozione di procedure proporzionate, che non scoraggino la partecipazione ma nemmeno banalizzino i controlli: un modello di nota spese chiaro, un modulo di autodichiarazione ben costruito, un regolamento rimborsi facilmente consultabile dai volontari e aggiornato ogni anno in assemblea. La tracciabilità, infine, si ottiene con la cura dei registri, la raccolta delle evidenze e l’uso, per i rimborsi chilometrici, di parametri oggettivi come quelli ACI quando si decide di riconoscere l’uso del mezzo proprio. Seguendo questa rotta, gli ETS evitano la trappola di “compensi mascherati”, proteggono i volontari e si presentano preparati ad eventuali verifiche amministrative o fiscali, sapendo di poter dimostrare la genuinità della spesa e la coerenza delle scelte con lo statuto e la missione sociale.
Modello Autocertificazione Rimborso Spese Volontari
AUTOCERTIFICAZIONE PER RIMBORSO SPESE VOLONTARI
(artt. 46 e 47 D.P.R. 445/2000; art. 17 d.lgs. 117/2017)
Ente del Terzo Settore (ETS)
Denominazione: _______________________________ Cod. fiscale/P. IVA: ______________________
Sezione/numero RUNTS (se disponibile): ______________________ Sede: ______________________
Recapito per invio: e-mail/PEC _____________________________ Tel: ________________________
Volontario dichiarante
Nome e cognome: ___________________________________________ Codice fiscale: __________________________
Nato/a a __________________________ il ___/___/_____ Residente in __________________________ CAP ______ Città ____________
Telefono: __________________ E-mail: ______________________ Iscritto nel Registro Volontari ETS dal ___/___/_____ n. ______
Riferimenti attività
Progetto/attività: __________________________________________________________________________________________
Responsabile di progetto: ____________________________ Sede/luogo svolgimento: ______________________________
Periodo di riferimento: dal ___/___/_____ al ___/___/_____ Giorni effettivi di attività: ______
Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà
Il/La sottoscritto/a, sotto la propria responsabilità e consapevole delle sanzioni penali previste dall’art. 76 del D.P.R. 445/2000
in caso di dichiarazioni mendaci, falsità in atti o uso di atti falsi, ai fini del rimborso spese
DICHIARA
1) di aver svolto, nei giorni e nei luoghi indicati, attività di volontariato in favore dell’ETS sopra indicato, in modo personale,
spontaneo e gratuito, senza alcun fine di lucro anche indiretto;
2) di aver sostenuto personalmente spese vive, minute e inerenti all’attività, rientranti tra le tipologie ammesse con delibera
dell’organo competente n. ______ del ___/___/_____, per le quali richiede il rimborso mediante autocertificazione, nei limiti
di cui all’art. 17 d.lgs. 117/2017 (massimo 10 euro per giorno e 150 euro per mese per volontario);
3) che tali spese non sono state rimborsate da altri soggetti e non sono oggetto di ulteriori richieste di rimborso per lo stesso
periodo; che non si riferiscono ad attività escluse dalla semplificazione (es. donazione di sangue o organi);
4) che l’importo complessivo autocertificato non supera i limiti giornalieri e mensili di legge, tenuto conto di quanto già
autocertificato nel medesimo mese.
Riepilogo spese autocertificate
Giorno ___/___/_____ Causale (es. trasporto urbano, piccole spese di consumo, parcheggio, pedaggi) Importo € __________
Giorno ___/___/_____ Causale __________________________________________________________________ Importo € __________
Giorno ___/___/_____ Causale __________________________________________________________________ Importo € __________
Giorno ___/___/_____ Causale __________________________________________________________________ Importo € __________
Totale giornaliero del presente modulo (se riferito a un solo giorno): € __________
Totale complessivo autocertificato per il periodo sopra indicato: € __________
Importo già autocertificato nel mese corrente (al netto del presente modulo): € __________
Importo totale autocertificato nel mese corrente (incluso il presente modulo): € __________
Confermo che l’importo totale autocertificato nel mese corrente non supera € 150,00 e che nessuna singola giornata supera € 10,00.
Informazioni integrative
Eventuali spese documentate con giustificativi allegati (facoltativo, se disponibili per trasparenza): __________________________
Eventuali tragitti/missioni autorizzate dal responsabile (se rilevanti): _________________________________________________
Note del volontario (esigenze particolari, chiarimenti su causali): _______________________________________________________
Coordinate per rimborso
Modalità di rimborso richiesta: bonifico / altra modalità ammessa dalla policy ETS
Intestatario conto: ______________________________ IBAN: ______________________________ Banca: ______________________
Trattamento dati personali
Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679, dichiaro di aver ricevuto l’informativa dell’ETS e autorizzo il trattamento dei dati
personali per le finalità connesse alla gestione del presente rimborso, nei limiti della normativa vigente.
Luogo e data: ______________________________
Firma leggibile del volontario: ___________________________________________
Allegati
1) Copia documento d’identità in corso di validità del dichiarante
2) Eventuali giustificativi disponibili (non obbligatori per le spese minute autocertificate nei limiti di legge)
3) Eventuale autorizzazione/mission order del responsabile di progetto (se prevista dalla policy ETS)
Spazio riservato all’ETS (da compilare a cura dell’ente)
Verifica limiti art. 17 CTS: esito conforme / non conforme
Verifica delibera interna n. ______ del ___/___/_____ su tipologie ammesse: conforme / non conforme
Importo ammesso a rimborso: € __________ Capitolo/progetto: ______________________ Data liquidazione: ___/___/_____
Note dell’esaminatore: _____________________________________________________________________________________________
Visto del Responsabile di progetto: _____________________________ Firma: ______________________ Data: ___/___/_____
Visto dell’Organo competente / Amministrazione: __________________ Firma: ______________________ Data: ___/___/_____
Avvertenze per il volontario
La presente autocertificazione è utilizzabile esclusivamente per spese effettivamente sostenute e inerenti all’attività di volontariato,
di importo non superiore a 10 euro per giorno e 150 euro per mese. Fuori da tali limiti o in assenza della delibera interna che
autorizzi questa modalità per specifiche tipologie di spesa, è necessario presentare richiesta di rimborso con documentazione
analitica dei costi. L’ente può effettuare controlli, anche a campione, richiedendo la successiva esibizione di scontrini o altri
elementi idonei a comprovare l’effettivo sostenimento della spesa. Dichiarazioni mendaci espongono alle sanzioni dell’art. 76
D.P.R. 445/2000 e alla restituzione delle somme indebitamente percepite.