Il rimborso delle spese sostenute dai volontari degli Enti del Terzo Settore è disciplinato principalmente dall’articolo 17 del decreto legislativo 117/2017, noto come Codice del Terzo Settore (CTS). La norma consente agli enti di restituire ai volontari i costi effettivamente sostenuti per le attività svolte, ma vieta di trasformare il rimborso in una forma di retribuzione.
Le spese possono essere rimborsate attraverso una rendicontazione analitica con giustificativi oppure, entro precisi limiti, mediante autocertificazione. Le due modalità hanno requisiti differenti, che devono essere rispettati sia dal volontario sia dall’ente. In questa guida sono spiegate le condizioni previste dalla legge, le procedure da seguire e le informazioni da inserire nella richiesta di rimborso.
Indice
Rimborso Volontari Terzo Settore
La base normativa è il Codice del Terzo Settore, come illustrato dal Ministero del Lavoro. L’articolo 17 definisce il volontario come una persona che svolge liberamente attività a favore della comunità e del bene comune, in modo personale, spontaneo e gratuito, senza perseguire finalità di lucro, neppure indirette.
Questa definizione ha conseguenze dirette sui rimborsi. Il volontario non può ricevere compensi per l’attività prestata, né dall’ente né dai beneficiari. Può invece ottenere il rimborso delle spese effettivamente sostenute per svolgere l’attività, entro i limiti massimi e alle condizioni stabilite preventivamente dall’organizzazione.
I rimborsi forfetari sono vietati dall’articolo 17, comma 3, del CTS. Non è quindi possibile attribuire automaticamente a un volontario una somma fissa per ogni giornata di servizio, per ogni turno o per ogni mese, indipendentemente dalle spese sostenute.
Il rimborso deve avere una relazione concreta con l’attività svolta. Se un volontario sostiene 7 euro per utilizzare i mezzi pubblici durante una missione autorizzata, l’ente può restituire quella somma. Non può invece riconoscergli automaticamente 10 euro soltanto perché ha prestato servizio, senza che vi siano state spese corrispondenti.
La normativa prevede anche una modalità semplificata. L’articolo 17, comma 4, permette di rimborsare determinate spese attraverso una autocertificazione, sempre che siano rispettati due limiti cumulativi: 10 euro giornalieri e 150 euro mensili per volontario.
La possibilità di utilizzare l’autocertificazione non è automatica. L’organo sociale competente deve aver deliberato preventivamente le tipologie di spesa e le attività di volontariato per le quali questa forma di rimborso è consentita.
Occorre inoltre distinguere i limiti dell’autocertificazione da quelli dei rimborsi documentati. Le soglie di 10 euro al giorno e 150 euro al mese non costituiscono un tetto generale a tutte le spese rimborsabili. Se un volontario sostiene una spesa ammissibile superiore a tali importi, può chiedere un rimborso analitico con la documentazione giustificativa, nel rispetto dei massimali e delle condizioni stabilite dall’ente.
Per esempio, una trasferta autorizzata con una spesa alberghiera documentata di 90 euro non è vietata soltanto perché supera il limite giornaliero di 10 euro. Non può però essere rimborsata integralmente utilizzando la procedura semplificata prevista dal comma 4.
Quali spese possono essere rimborsate
Il Codice del Terzo Settore non contiene un elenco chiuso di tutte le spese ammissibili. Richiede che siano effettivamente sostenute per l’attività prestata e che rispettino le condizioni stabilite preventivamente dall’ente.
Tra le spese che un’organizzazione può ammettere rientrano, quando pertinenti, i costi di trasporto, pedaggi, parcheggi, vitto e alloggio durante trasferte autorizzate, piccoli acquisti di materiali necessari alle attività, spedizioni e altre uscite sostenute nell’interesse dell’ente.
Non basta però che una spesa appartenga a una di queste categorie. Deve essere collegata a un’attività concreta e rientrare nelle regole interne dell’organizzazione. Un acquisto personale, per esempio, non diventa rimborsabile soltanto perché effettuato durante una giornata in cui il volontario ha prestato servizio.
Per i rimborsi documentati l’ente dovrebbe stabilire preventivamente quali costi riconoscere, con quali limiti e secondo quali modalità di autorizzazione. Un regolamento interno permette di rendere uniformi i criteri e di evitare trattamenti differenti tra volontari che svolgono attività analoghe.
La legge non impone uno specifico modello nazionale di regolamento né un suo aggiornamento annuale obbligatorio. Richiede però che i limiti massimi e le condizioni del rimborso siano definiti in anticipo. Per utilizzare l’autocertificazione è necessaria anche la specifica deliberazione prevista dall’articolo 17, comma 4.
Un caso particolare riguarda l’utilizzo dell’automobile personale. Quando il volontario viene autorizzato a utilizzare il proprio mezzo per una missione, l’ente può prevedere un rimborso chilometrico calcolato secondo criteri oggettivi.
Molte organizzazioni utilizzano come riferimento i costi chilometrici ACI, tenendo conto del veicolo e dei chilometri effettivamente percorsi. Non si tratta di un parametro obbligatorio imposto dall’articolo 17, ma di un possibile criterio di quantificazione.
Per documentare correttamente la richiesta è opportuno indicare la data dello spostamento, il percorso effettuato, la finalità della missione, i chilometri percorsi e il criterio utilizzato per calcolare il rimborso. Il valore risultante deve rispettare le condizioni adottate dall’ente e non trasformarsi in un importo fisso riconosciuto indipendentemente dagli spostamenti.
Rimborso analitico e rimborso con autocertificazione
Il rimborso analitico, spesso definito rimborso a piè di lista, si basa sulla presentazione di documenti che dimostrano le spese sostenute. Possono essere utilizzati, secondo la natura del costo, fatture, ricevute, scontrini, biglietti di viaggio e altra documentazione idonea.
Il volontario presenta una nota spese nella quale indica la data, la causale, l’importo e l’attività cui ciascun costo si riferisce. L’ente verifica la documentazione, controlla la conformità al proprio regolamento e autorizza la liquidazione.
Per questa modalità, il CTS non stabilisce un limite generale di 150 euro al mese. L’importo massimo dipende dalle condizioni preventivamente stabilite dall’organizzazione e dalle spese effettivamente ammissibili.
Il rimborso mediante autocertificazione, invece, rappresenta una semplificazione documentale prevista dall’articolo 17, comma 4. Il volontario dichiara sotto la propria responsabilità le spese sostenute, senza dover necessariamente allegare all’ente tutti i singoli giustificativi al momento della richiesta.
Questa semplificazione è consentita soltanto se sono rispettate contemporaneamente le seguenti condizioni:
- Le spese sono state realmente sostenute nello svolgimento dell’attività di volontariato.
- Le tipologie di spesa e le attività interessate sono state individuate preventivamente mediante delibera dell’organo sociale competente.
- L’importo autocertificato non supera 10 euro per ciascuna giornata.
- La somma dei rimborsi autocertificati non supera 150 euro nello stesso mese per volontario.
- Le spese non riguardano attività di volontariato aventi ad oggetto la donazione di sangue e di organi, espressamente escluse dalla semplificazione.
È necessario rispettare entrambi i limiti economici. Non è quindi possibile autocertificare 15 euro in una giornata soltanto perché il totale mensile è inferiore a 150 euro. Allo stesso modo, più spese sostenute nella stessa giornata devono essere considerate complessivamente ai fini del limite giornaliero.
L’autocertificazione deve riportare informazioni sufficienti per identificare le spese, come data, causale, importo e attività cui si riferiscono. Una dichiarazione generica che attesti soltanto di aver svolto attività di volontariato per un certo numero di giorni non è sufficiente per giustificare somme riconosciute automaticamente.
Anche quando i giustificativi non vengono allegati all’ente, è prudente conservarli, quando disponibili, per eventuali verifiche. La semplificazione riguarda la modalità di rendicontazione, non la necessità che le spese siano reali. Le indicazioni operative pubblicate da Cantiere Terzo Settore richiamano espressamente la conservazione delle evidenze disponibili.
Come richiedere il rimborso all’ente
Il volontario deve seguire la procedura adottata dall’organizzazione presso cui svolge l’attività. Il Codice del Terzo Settore non prevede un unico modulo obbligatorio per tutti gli enti né un termine nazionale uniforme entro cui presentare ogni richiesta di rimborso.
Prima di sostenere una spesa significativa, è opportuno verificare se sia autorizzata, quali documenti debbano essere conservati e quale limite economico sia previsto. Per una trasferta, per esempio, l’ente potrebbe richiedere l’autorizzazione preventiva del responsabile del progetto.
Una volta effettuata la spesa, il volontario compila la nota spese oppure l’autocertificazione, a seconda della modalità ammessa. Il documento deve consentire di identificare il volontario, l’attività svolta, il periodo interessato, le singole spese e l’importo complessivo richiesto.
L’ente verifica che i costi siano pertinenti e rispettino le condizioni deliberate. Quando viene utilizzata l’autocertificazione, controlla anche il limite giornaliero e quello mensile, considerando eventuali altre richieste già presentate dallo stesso volontario.
Dopo l’approvazione, il rimborso può essere liquidato secondo le modalità amministrative previste dall’organizzazione. L’utilizzo del bonifico bancario facilita la tracciabilità, ma l’articolo 17 non prescrive un metodo di pagamento unico per tutte le situazioni.
È opportuno conservare la richiesta firmata, gli eventuali giustificativi, il riferimento alla delibera o al regolamento applicabile, l’autorizzazione al pagamento e la relativa evidenza contabile. Se l’ente gestisce progetti finanziati con contributi pubblici, devono essere rispettate anche le eventuali disposizioni specifiche del bando e della rendicontazione.
Registro dei volontari e assicurazione obbligatoria
L’articolo 17 del CTS impone agli Enti del Terzo Settore di iscrivere in un apposito registro i volontari che svolgono l’attività in modo non occasionale.
Non è quindi corretto considerare l’iscrizione nel registro ordinario come un requisito indistinto per ogni persona che presta occasionalmente attività volontaria. L’obbligo riguarda i volontari non occasionali.
Occorre inoltre distinguere il volontario occasionale dall’associato che occasionalmente collabora con gli organi sociali nello svolgimento delle loro funzioni. Quest’ultima figura, ai sensi dell’articolo 17, comma 6, non è considerata volontario ai fini del Codice del Terzo Settore per la sola attività di supporto agli organi sociali.
L’articolo 18 prevede invece che gli enti che si avvalgono di volontari debbano assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi all’attività e per la responsabilità civile verso terzi.
L’obbligo assicurativo riguarda anche i volontari occasionali. Il decreto del 6 ottobre 2021 sui meccanismi assicurativi dei volontari stabilisce le modalità di registrazione e comunicazione dei dati necessari alle coperture, comprese le regole per i volontari occasionali.
Registro e assicurazione non sostituiscono la documentazione delle spese, ma permettono di gestire correttamente il rapporto di volontariato e gli obblighi organizzativi dell’ente.
Rimborsi ai volontari sportivi: la disciplina speciale
Le regole del Codice del Terzo Settore devono essere distinte dalla disciplina speciale applicabile al volontariato sportivo.
L’articolo 29 del decreto legislativo 36/2021, come modificato nel 2024, consente in determinate circostanze il riconoscimento di rimborsi forfetari ai volontari sportivi entro il limite complessivo di 400 euro mensili.
Questa possibilità non riguarda indistintamente tutte le attività svolte presso associazioni o società sportive. La norma la collega alle prestazioni effettuate in occasione di manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti dalle Federazioni sportive nazionali, dalle Discipline sportive associate, dagli Enti di promozione sportiva, anche paralimpici, dal CONI, dal CIP e da Sport e salute S.p.a.
Gli organismi competenti devono individuare mediante apposite deliberazioni le tipologie di spese e le attività per cui è ammessa questa modalità di rimborso. Possono essere considerate anche attività svolte nel comune di residenza del volontario, purché ricorrano le altre condizioni previste.
Gli enti che erogano i rimborsi forfetari devono comunicare i nominativi dei volontari interessati e le somme corrisposte attraverso il Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche, entro la fine del mese successivo al trimestre di svolgimento delle prestazioni.
La disciplina è contenuta nell’articolo 29 del d.lgs. 36/2021, nel testo modificato dalla legge 106/2024.
Per gli ETS che non rientrano nella disciplina speciale dello sport, il divieto dei rimborsi forfetari previsto dall’articolo 17 rimane applicabile. Quando un’organizzazione possiede contemporaneamente la qualifica di ETS e quella di ente sportivo dilettantistico, occorre verificare il regime applicabile alla specifica attività, senza presumere che qualsiasi prestazione volontaria possa beneficiare del limite di 400 euro.
Rimborsi ai soci volontari delle cooperative sociali
Le cooperative sociali possono prevedere la presenza di soci volontari che prestano gratuitamente la propria attività. Per questi soggetti si applica una disciplina particolare, contenuta nella legge 381/1991 e coordinata con le disposizioni del Codice del Terzo Settore.
L’articolo 2, comma 4, della legge 381/1991 prevede che ai soci volontari possano essere rimborsate soltanto le spese effettivamente sostenute e documentate, sulla base di parametri stabiliti dalla cooperativa sociale per la totalità dei soci.
Il Ministero del Lavoro, con la nota n. 10979 del 22 ottobre 2020, ha chiarito che anche ai soci volontari delle cooperative sociali può essere applicata la modalità di rimborso mediante autocertificazione prevista dall’articolo 17, comma 4.
La semplificazione è ammessa entro i limiti di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili, a condizione che sia inserita in una metodologia complessiva di quantificazione e rimborso delle spese, coerente con le disposizioni speciali applicabili alle cooperative sociali.
La cooperativa deve quindi definire criteri chiari, applicabili alle situazioni interessate, e distinguere le attività dei soci volontari da quelle dei soci lavoratori.
Rimborsi, incompatibilità con il lavoro e aspetti fiscali
Il rimborso di spese reali, correttamente riconosciuto nell’ambito del volontariato, non rappresenta una retribuzione per l’attività svolta. Se invece vengono corrisposte somme fisse indipendenti dai costi sostenuti, possono sorgere contestazioni sulla natura delle erogazioni.
Nei casi in cui i pagamenti costituiscano in realtà corrispettivi per prestazioni lavorative, possono emergere conseguenze fiscali, previdenziali e lavoristiche. La qualificazione dipende dalle caratteristiche concrete del rapporto e non soltanto dalla denominazione attribuita al pagamento.
Per questo motivo è opportuno distinguere contabilmente i rimborsi ai volontari dai compensi ai dipendenti e ai collaboratori retribuiti, conservando la documentazione amministrativa richiesta.
L’articolo 17, comma 5, stabilisce inoltre l’incompatibilità tra la qualità di volontario e un rapporto di lavoro subordinato, autonomo o comunque retribuito con l’ente di cui la persona è socia o associata, oppure tramite il quale svolge l’attività volontaria.
La disposizione contiene specifiche eccezioni per gli operatori che prestano attività di soccorso presso le organizzazioni individuate dalla normativa provinciale di Bolzano e Trento. Non si tratta quindi di un divieto privo di eccezioni, anche se la regola generale rimane applicabile alla maggior parte degli ETS.
Va infine ricordato che le disposizioni del titolo III del Codice del Terzo Settore non disciplinano indistintamente ogni forma di attività volontaria. L’articolo 17, comma 7, esclude dal relativo ambito gli operatori volontari del servizio civile universale, il personale volontario impiegato all’estero nella cooperazione internazionale allo sviluppo e gli operatori delle attività richiamate dalla legge 74/2001. Per queste situazioni occorre considerare le rispettive normative speciali.
Modello Autocertificazione Rimborso Spese Volontari
Il seguente modello può essere utilizzato per richiedere il rimborso delle spese effettivamente sostenute attraverso la modalità semplificata prevista dall’articolo 17, comma 4, del Codice del Terzo Settore. È destinato alle attività e alle tipologie di costo preventivamente individuate dall’organo sociale competente, entro i limiti di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili per volontario.
AUTOCERTIFICAZIONE PER RIMBORSO SPESE VOLONTARI
Ai sensi dell’articolo 17, comma 4, del d.lgs. 117/2017 e dell’articolo 46 del D.P.R. 445/2000
Dati dell’Ente del Terzo Settore
Denominazione dell’ente: ______________________________________________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________________________________________
Sezione e numero di iscrizione RUNTS, se applicabili: ________________________
Sede legale: ________________________________________________________
Indirizzo email / PEC: _________________________________________________
Dati del volontario
Nome e cognome: ____________________________________________________
Codice fiscale: _______________________________________________________
Nato/a a: ______________________________ Il: ____/____/________
Residente in: ________________________________________________________
CAP: ______________ Comune: ________________________________________
Telefono: ____________________ Email: __________________________________
Iscritto nel registro dei volontari non occasionali dal: ____/____/________
Numero o riferimento dell’iscrizione, se applicabile: __________________________
Riferimenti dell’attività svolta
Progetto o attività di volontariato: ________________________________________
___________________________________________________________________
Responsabile dell’attività: ______________________________________________
Luogo di svolgimento: __________________________________________________
Periodo di riferimento: dal ____/____/________ al ____/____/________
Numero di giornate interessate dalle spese: _________________________________
Delibera dell’organo competente che autorizza il rimborso mediante autocertificazione:
Numero o riferimento: ____________________ Data: ____/____/________
Dichiarazione del volontario
Il/La sottoscritto/a ______________________________________________, consapevole delle responsabilità e delle sanzioni previste dall’articolo 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di dichiarazioni mendaci, sotto la propria responsabilità
DICHIARA
- Di avere svolto attività di volontariato a favore dell’ente sopra indicato, in modo personale, spontaneo e gratuito, senza finalità di lucro, neppure indirette.
- Di avere effettivamente sostenuto le spese riportate nel prospetto seguente per lo svolgimento delle attività indicate.
- Che le spese sono pertinenti alle attività di volontariato e rientrano nelle tipologie autorizzate mediante la delibera dell’organo sociale competente richiamata nel presente documento.
- Che gli importi autocertificati non superano complessivamente 10 euro per ciascuna giornata e 150 euro per ciascun mese, tenendo conto di eventuali altre spese già autocertificate nello stesso periodo.
- Che le medesime spese non sono già state rimborsate dall’ente o da altri soggetti e non sono oggetto di ulteriori richieste di rimborso.
- Che le spese non riguardano attività di volontariato aventi ad oggetto la donazione di sangue e di organi, escluse dalla modalità semplificata prevista dall’articolo 17, comma 4, del CTS.
Riepilogo delle spese autocertificate
Per ciascuna giornata devono essere indicate le spese effettivamente sostenute e il relativo totale. Se nello stesso giorno sono state sostenute più spese, i rispettivi importi devono essere sommati ai fini del limite giornaliero di 10 euro.
| Data | Descrizione e causale delle spese | Totale giornaliero |
|---|---|---|
| ___/___/_____ | ________________________________ | € __________ |
| ___/___/_____ | ________________________________ | € __________ |
| ___/___/_____ | ________________________________ | € __________ |
| ___/___/_____ | ________________________________ | € __________ |
| ___/___/_____ | ________________________________ | € __________ |
Totale delle spese indicate nella presente dichiarazione: € ________________
Mese di riferimento: _______________________ Anno: ______________
Importo già autocertificato nello stesso mese mediante precedenti richieste: € __________
Importo autocertificato con la presente richiesta per il mese indicato: € __________
Totale autocertificato nel mese, comprese le precedenti richieste: € __________
Il/La sottoscritto/a conferma che il totale mensile non supera 150 euro e che nessuna delle giornate riportate presenta spese autocertificate superiori a 10 euro.
Se la dichiarazione comprende giornate appartenenti a mesi diversi, il riepilogo mensile deve essere compilato separatamente per ciascun mese interessato.
Informazioni integrative
Eventuali tragitti o missioni autorizzate: ___________________________________
___________________________________________________________________
Riferimenti di documenti giustificativi eventualmente disponibili: ________________
___________________________________________________________________
Ulteriori precisazioni sulle spese sostenute: __________________________________
___________________________________________________________________
Modalità di pagamento del rimborso
Importo complessivo richiesto: € __________________________________________
Modalità di rimborso richiesta: ____________________________________________
Intestatario del conto corrente, se previsto il bonifico: _________________________
IBAN: _____________________________________________________________
Trattamento dei dati personali
Il/La sottoscritto/a dichiara di avere ricevuto o di avere a disposizione l’informativa sul trattamento dei dati personali predisposta dall’ente ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, ove applicabili.
I dati indicati nella presente richiesta saranno trattati dall’ente per la gestione, la verifica e la contabilizzazione del rimborso, nel rispetto delle basi giuridiche e delle condizioni indicate nell’informativa. La sottoscrizione della richiesta non costituisce un consenso generico a trattamenti ulteriori non necessari alla gestione del rimborso.
Luogo: ______________________________ Data: ____/____/________
Firma leggibile del volontario: ______________________________________
Documentazione allegata
Eventuali giustificativi di spesa disponibili: __________________________________
Eventuale autorizzazione alla missione o all’attività: ___________________________
Eventuale copia del documento di identità, se richiesta dalle modalità di presentazione applicabili: ___________________________
L’autocertificazione prevista dall’articolo 17, comma 4, non richiede come condizione generale l’allegazione sistematica degli scontrini alla richiesta. Rimane necessario dichiarare spese effettive, conservarne le evidenze disponibili e rispettare le eventuali prescrizioni documentali applicabili allo specifico ente o progetto.
Spazio riservato all’Ente del Terzo Settore
Data di ricezione della richiesta: ____/____/________
Riferimento interno della pratica: __________________________________________
Verifica della delibera che autorizza l’autocertificazione:
Conforme / Non conforme
Verifica dell’inerenza delle spese alle attività ammesse:
Conforme / Non conforme
Verifica del limite giornaliero di 10 euro:
Conforme / Non conforme
Verifica del limite mensile di 150 euro, considerando eventuali precedenti autocertificazioni:
Conforme / Non conforme
Importo complessivamente richiesto: € _________________________________
Importo approvato per il rimborso: € ________________________________
Progetto o voce contabile di imputazione: __________________________________
Data di autorizzazione: ____/____/________
Data di liquidazione: ____/____/________
Modalità di pagamento utilizzata: _________________________________________
Riferimento contabile del pagamento: ______________________________________
Note dell’esaminatore: __________________________________________________
___________________________________________________________________
Responsabile della verifica: ______________________________________________
Firma del responsabile: __________________________________________________
Firma o visto del soggetto competente all’autorizzazione: _______________________
Avvertenze per il volontario
Il presente modello può essere utilizzato soltanto per spese realmente sostenute e pertinenti all’attività di volontariato, comprese nelle tipologie e nelle attività preventivamente ammesse dall’ente alla procedura di autocertificazione.
Il limite massimo previsto dall’articolo 17, comma 4, è di 10 euro per giornata e 150 euro per mese. Per spese di importo superiore o non ammesse alla modalità semplificata, il rimborso deve essere richiesto attraverso la procedura analitica prevista dall’organizzazione, con idonea documentazione.
Le somme autocertificate non rappresentano compensi per l’attività svolta e non possono essere calcolate sulla base di importi fissi per turno, giornata o mese indipendenti dai costi reali.
Il volontario è responsabile della veridicità delle dichiarazioni rese. L’ente può effettuare controlli sulle richieste e chiedere chiarimenti o la documentazione disponibile per verificare l’effettivo sostenimento delle spese. Le dichiarazioni false possono comportare le conseguenze previste dalla normativa applicabile, comprese le sanzioni dell’articolo 76 del D.P.R. 445/2000 nei casi previsti e la restituzione delle somme indebitamente percepite.